DSGVO für Schulen, Teil 4: Verarbeitung personenbezogener Daten

Auswirkungen der DSGVO auf den schulischen Alltag – Ein Praxisleitfaden

Für einen ordnungsgemäßen Schulbetrieb ist die Verarbeitung personenbezogener Daten zulässig, wie sich aus den gesetzlichen Vorgaben ableiten lässt. Wenn jedoch Fotos für die Website genutzt werden, muss die Einwilligung von Schülerinnen und Schülern oder deren Eltern eingeholt werden. Eltern darf aber bei der Anmeldung ihres Kindes an einer Schule nicht schon die Erlaubnis “abverlangt” werden, Fotos des Kinder zu nutzen (Kopplungsverbot).

Die Verarbeitung personenbezogener Daten ist dann zulässig, wenn die Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung gegeben ist, also eine gesetzliche Grundlage vorhanden ist oder die betroffene Person ihre Einwilligung gegeben hat. Wenn keine der beiden Bedingungen zutrifft, bleibt die Verarbeitung verboten (Verbot mit Erlaubnisvorbehalt).

Zulässigkeit der Verarbeitung

In Artikel 6 DSGVO sind die entsprechenden Bedingungen als Rechtfertigungsgründe für die Datenverarbeitung beschrieben. Für den schulischen Alltag ist die Zulässigkeit der Verarbeitung allein aus den gesetzlichen Vorgaben für einen ordnungsgemäßen Schulbetrieb leicht abzuleiten. Hier greifen andere Rechtsvorschriften, etwa das Infektionsschutzgesetz, das sogar die Weitergabe von Daten verlangt (siehe entsprechende Meldeformulare).

“Spannender wird es, wenn es um die Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten geht”, erklärt Schul-IT-Experte Volker Jürgens. “Die Einwilligung muss nachgewiesen werden können – also zählt auch nur eine schriftliche Einwilligung elektronisch – sie muss verständlich sein und im Grunde genommen darf sie nur einen Sachverhalt betreffen.” Bei mehreren Sachverhalten sollte eine Auswahlmöglichkeit (ja / nein) bestehen.

Ein verwaltungsaufwändiges Problem ist, dass die Einwilligung jederzeit ohne Begründung widerrufen werden kann. Betroffene Personen müssen sogar über diesen Sachverhalt aufgeklärt werden: durch einen Hinweis zum Widerspruch und an wen der Widerspruch zu richten ist.

Schülerfotos auf der Website der Schule

Ein klassisches Bespiel ist die Veröffentlichung von Schüler- oder Lehrerfotos auf der Website der Schule. Dafür ist bis zum Alter von 14 Jahren die Zustimmung der Erziehungsberechtigen einzuholen. Im Altersbereich von 14 bis 16 Jahren müssen beide zustimmen, Eltern und Schülerinnen beziehungsweise Schüler, falls die erforderliche Einsicht bei den Schülern vorhanden ist, sonst ist nur die Zustimmung der Eltern erforderlich.

Mit Erreichen der Volljährigkeit üben die betroffenen Schüler alle Rechte selber aus. Grundsätzlich muss die Schule erläutern, zu welchem Zweck, in welchem Umfang und wie lange sie die Bilder nutzen will (Grundsatz der Transparenz). Eine Ausnahme kann bei Personen gegeben sein, die eine spezielle Funktion in der Schule haben, wie etwa die für die Pressarbeit zuständige Person. Aber auch hier gilt: Besser gefragt als verklagt.

“Besser gefragt als verklagt”

Eine wichtige Regelung lässt sich aus dem Koppelungsverbot ableiten: Es ist unzulässig, Eltern schon bei der Anmeldung ihres Kindes an der Schule die Erlaubnis “abzuverlangen”, Fotos der Kinder für Zwecke zu nutzen, die im Interesse der Schule liegen. Die Einwilligung zur Nutzung von Bildern darf nicht mit anderen Bedingungen verbunden werden.

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