Digitales Klassenbuch online

Nutzen von digitalen Klassenbüchern im Schulalltag

Digitale Klassenbücher bringen im Schulalltag vielfältige Erleichterungen. Im Gegensatz zum Klassenbuch in Papierform werden zahlreiche Informationen gebündelt und es kann schnell und zielgerichtet darauf zugegriffen werden.

Einige Vorteile im Gegensatz zum Klassenbuch aus Papier:

• Digitale Daten sind mit der Schüler-Verwaltungssoftware vernetzt.
• Schnelle Kontrollmöglichkeit der Anwesenheit gegeben.
• Übersichtliche Kontrolle von Fehlzeiten möglich.
• Einfacher Zugriff auf den tagesaktuellen Stunden- und Vertretungsplan.
• Mobiler Zugriff jederzeit möglich.
• Daten sind sicher und Klassenbuch kann nicht verloren gehen.

Erfahrungen in der Praxis

Das digitale Klassenbuch hat in den letzten Jahren einen deutlichen Auftrieb erfahren. Besonders während der Corona-Pandemie wurden die Vorteile deutlich, welche die Vernetzung der Daten auch und gerade beim Lernen auf Distanz bietet.

Lehrkräfte, die bereits mit digitalen Klassenbüchern arbeiten, sehen folgende Vorzüge in der Arbeit mit digitalisierten Klassenbüchern:

• Einfache Kommunikation durch Hinterlassen von Informationen für Vertretungslehrer.
• Hausaufgaben können von Schülern zu Hause im digitalen Klassenbuch eingesehen und damit nicht „vergessen“ werden.
• Das Anlegen von Sitzplänen und deren Änderung gestaltet sich deutlich einfacher.
• Die Übersichtlichkeit übertrifft Klassenbücher in Papierform deutlich.
• Die Nutzung des digitalen Klassenbuchs auf Endgeräten wie Smartphone oder iPad ist einfach und übersichtlich.
• Die Kosten bleiben überschaubar und sind mit denen für Klassenbücher aus Papier vergleichbar.
• Digitale Klassenbücher kommen nicht abhanden und stehen jederzeit allen Personen, die darauf Zugriff haben, zur Verfügung.

Digitale Klassenbücher – die Anbieter im Vergleich 

Es gibt mittlerweile mehrere Anbieter von digitalen Klassenbüchern. Dabei handelt es sich in der Regel um komplexe Schulverwaltungs-Systeme, welche, neben digitalen Klassenbüchern, auch andere Module anbieten.

Diese Funktionen sollte ein digitales Klassenbuch besitzen:

• Eintragen und Einsichtnahme von Unterrichtsstoff
• Eintragen von Fehlzeiten und Verspätungen
• Eintragen von Hinweisen und Bemerkungen für einzelne Schüler oder die ganze Klasse
• Anlegen, Einsehen und Ändern von Sitzplänen
• Eintragen von Hausaufgaben und Zugriff der Schüler auf diese Daten
• Anlegen von Stunden- und Vertretungsplänen

Damit der Datenschutz gewährleistet bleibt, sollte das Produkt mit dem ISO-Zertifikat versehen sein. Der Standort des Servers sollte sich in Deutschland befinden. Dadurch kann deutsches Recht geltend gemacht werden und es herrscht Übereinstimmung mit den Vorgaben der EU (EU-Datenschutz-Grundverordnung, DSGVO).

Verschiedene digitale Klassenbücher und ihre Funktionen

Digitales Klassenbuch von WebUntis

Hierbei handelt es sich um die Schulverwaltungssoftware der österreichischen Untis GmbH. Es werden umfassende Lösungen bereitgestellt, um den Schulalltag zu modernisieren und zu vereinfachen. Alle Produkte des Anbieters sind ISO-zertifiziert und entsprechen der DSGVO-Norm. Die Anwendung läuft auf allen internetfähigen Endgeräten.

Die Funktionen im Überblick

Das digitale Klassenbuch von WebUntis kann von Lehrkräften, Schülern, Eltern oder der Schulverwaltung eingesehen werden. Die Lehrer können Sitzpläne anlegen, die Abwesenheit der Schüler erfassen und kontrollieren. Hausaufgaben können erfasst und Klassenbucheinträge digital vorgenommen werden. Die Schulverwaltung kann die Abwesenheitsliste einsehen und bearbeiten. Stundenpläne lassen sich für die gesamte Klasse, wie auch für einzelne Schüler erstellen.

Digitales Klassenbuch von SWOP

Das Angebot der Potsdamer SmartKomm GmbH wurde im Jahre 2010 ins Leben gerufen. Das Schul-Webportal entstand mit dem Ziel, eine webbasierte Kommunikationsplattform allen Personen an einer Schule zugänglich zu machen. Die Informationen können von Lehrern, Schülern, Eltern, dem Sekretariat oder der Schulleitung jederzeit und an jedem Ort eingesehen und durch Anmerkungen und Eintragungen ergänzt werden.

Die Funktionen im Überblick

Klassenbucheinträge können jederzeit vorgenommen und eingesehen werden. Lehrer können Fehlzeiten einsehen, Entschuldigungen eintragen und Einsicht in unentschuldigte Stunden von Schülern nehmen. Sitzpläne lassen sich erstellen und ändern. Hausaufgaben können erstellt, eingesehen, eingereicht und kontrolliert werden. Es kann zwischen unterschiedlichen Ansichten gewechselt werden. Stundenpläne lassen sich für die gesamte Klasse oder für einzelne Schüler erstellen. Vertretungslehrer können alle für den Unterricht nötigen Informationen abrufen. Optional kann den Eltern Einsicht in die zu ihrem Kind vorliegenden Informationen gewährt werden.

Digitales Klassenbuch von edjufy

Diese Schulverwaltungssoftware wurde von der edjufy GmbH aus München herausgegeben. Die Funktionen zielen darauf ab, allen in den Schulalltag involvierten Personen Entlastungen zu bieten. Die Anwendung der Software kann zu einer spürbaren Reduzierung des Verwaltungsaufwandes innerhalb der Schule beitragen. Das Verwaltungssystem ist DSGVO-konform und in einem deutschen Rechenzentrum untergebracht. Die Funktionsfähigkeit ist auf allen Browser-gestützten Endgeräten mit Internetanschluss sichergestellt.

Die Funktionen im Überblick

Die Unterrichtsinhalte lassen sich übersichtlich darstellen. Prüfungstermine lassen sich eintragen und verwalten. Die Eltern erhalten in Form eines Kalenderfeeds Zugang auf die Informationen. Das digitale Klassenbuch ermöglicht es Eltern, ihre Kinder online krankzumelden. Ebenso können Entschuldigungen eingereicht und Urlaubsanträge erstellt werden. Die eingetragenen Hausaufgaben können auf Wunsch Schülern und Eltern zur Verfügung gestellt werden. Spezielle Klassenräume oder bestimmte Gerätschaften lassen sich über das digitale Klassenbuch buchen und verwalten. Durch die 360-Grad-Ansicht sind alle verfügbaren Daten zu einem bestimmten Schüler auf einen Blick abrufbar. Haben die Lehrer einen Sprechzeiten-Plan erstellt, können Eltern diesen einsehen und eine entsprechende Termin-Anfrage stellen. Das digitale Klassenbuch beinhaltet auch eine private Notizfunktion für Lehrer. Die dort hinterlegten Informationen können von Dritten nicht eingesehen werden.

Digitales Klassenbuch von EduPage

Die Dr. Josef Raab Verlags-GmbH ist der Herausgeber der EduPage-Schulverwaltungssoftware. Damit sich der Schulprozess vereinfachen lässt, sind alle Funktionen untereinander verknüpft, ohne dass den Anwendern zusätzliche Kosten entstehen.

Die Funktionen im Überblick

Fehlen Einträge im digitalen Klassenbuch, werden diese angezeigt und können damit schneller und zielgerichteter nachgetragen werden. Eltern können ihre Kinder online krankmelden. Das Sekretariat hat ebenfalls Zugriff und kann die Abwesenheit eintragen. Damit können die Abwesenheits-Informationen immer aktuell gehalten werden. Stundenpläne sind für die ganze Klasse oder für einzelne Schüler erstellbar. Fachlehrer können im digitalen Klassenbuch Informationen für die Vertretungslehrer hinterlassen. Die Anzeige ist auch nach Schülergruppen möglich. Dies ist zum Beispiel von Vorteil, wenn fakultativer Unterricht stattfindet, an dem nicht die komplette Klasse teilnimmt.

Fristen für die Aufbewahrung und Löschung

Die VO-DV I §9, Absatz 1 gibt vor, dass Klassenbücher und Kursbücher über einen Zeitraum von zehn Jahren aufbewahrt werden müssen. Nach Ablauf dieser Frist können die Bücher archiviert oder vernichtet werden. Für die digitale Form des Klassenbuches sind diese Fristen ebenfalls gültig. In welcher Form die Aufbewahrung und Sicherung der Daten erfolgt, ist von den Möglichkeiten der genutzten Software, wie auch von den Präferenzen der pädagogischen Einrichtung abhängig.

In der Regel bieten alle genannten Module die Möglichkeit, die Daten als PDF-Datei zu exportieren oder Ausdrucke in Papierform zu erstellen. Die ausschließliche Aufbewahrung der in den digitalen Klassenbüchern hinterlegten Daten innerhalb der Plattform ist nicht ratsam. Es sollte eine zusätzliche Sicherung vorgenommen werden. Gehen Daten verloren oder die Plattform besteht nach gewisser Zeit nicht mehr, kann die Verfügbarkeit nur durch das zusätzliche Vorhandensein als PDF oder Papier-Dokument sichergestellt werden.