Schulsoftware: Vereinfachung von Organisation und Verwaltung in Bildungseinrichtungen

Bei Schulsoftware beziehungsweise Schulverwaltungssoftware handelt es sich um Programme, die speziell für die Administration entwickelt wurden. Einfach erklärt, unterstützen sie Lehrkräfte und Direktion bei Verwaltungsaufgaben und der Organisation des Schulbetriebs. Die Vereinfachung der Administration steht im Mittelpunkt

Was ist der Unterschied zwischen Unterrichtssoftware und Schulverwaltungssoftware

Kurz gesagt: Unterrichtssoftware dient zur Gestaltung, Vertiefung oder Nachbereitung des Unterrichts. Eine Schulverwaltungssoftware dagegen leistet wertvolle Dienste bei der Verwaltung und Organisation der Bildungseinrichtung selbst.

In Schulen, Berufsschulen, Universitäten und anderen Bildungsinstitutionen kommen unterschiedliche Software-Arten zum Einsatz:

• Bildungssoftware: Dabei handelt es sich um Programme, die nicht nur für Lern- und Unterrichtszwecke gedacht sind.
• Lernsoftware: Das sind Lernprogramme, die Schülerinnen und Schüler zu Hause oder im Unterricht einsetzen können. Dabei kann es sich beispielsweise um Vokabel- und Grammatiktrainer handeln.
• Unterrichtssoftware: Diese Software richtet sich an Lehrende. Sie beinhaltet unter anderem Datenbestände und Datenbanken zu den jeweiligen Fachinhalten sowie Handreichungen für den Unterricht. Dazu zählen Arbeitsblätter, Aufgaben sowie Muster für Klassenarbeiten und Tests. Darunter fallen unter anderem Ideen für die Stillarbeit, Werkzeuge zum Erstellen eigener Arbeitsblätter und Programme zur Evaluierung der Leistung von Schülerinnen und Schülern.

Was leistet eine Schulverwaltungssoftware?

Eine Schulverwaltungssoftware unterstützt Schulen, Universitäten und andere Bildungseinrichtungen bei der Organisation und Verwaltung. Bestimmte Aufgaben fallen in jeder Schule an. Dazu gehören unter anderem die Erfassung und Verwaltung der Daten von Lehrkräften und Lernenden, die Erstellung von Stundenplänen, das Raummanagement und die Erfassung der Noten und Zeugnisdaten.

Dazu kommen – abhängig von der jeweiligen Art der Institution – spezielle Anforderungen: Beispielsweise profitiert eine Berufsschule von einer Schulverwaltungssoftware, die zusätzlich Praktikums- und Ausbildungsbetriebe erfasst und verwaltet. Privatschulen erheben oft ein Schulgeld. Sie benötigen Lösungen für die unkomplizierte Abrechnung. Gymnasien und Gesamtschulen haben mit der Oberstufe ein komplexes Kurssystem zu koordinieren.

Schulen sind in der Entscheidung, welche Software sie einsetzen, vollkommen frei. Neben manchen Landeslösungen gibt es im professionellen Bereich Anbieter, die länderübergreifend erfolgreiche Schulsoftware-Lösungen für alle Schulformen entwickelt haben. Neben der Skalierbarkeit dieser privatwirtschaftlichen Software für Schulverwaltung und Lernmanagement zeichnet die privaten Anbieter etwas aus, dass bei Landeslösungen in der Regel nicht angeboten wird: Support und Hilfe bei Fragen oder Problemen vor Ort. Die IT-Verantwortlichen in den Schulen – in der Regel Lehrer*innen, die technisch interessiert sind und neben ihrer eigentlichen Unterrichtstätigkeit diese Aufgabe zusätzlich übernommen haben – sind in der Nutzung und Betreuung der Landeslösungen oft auf sich selbst gestellt.

Welche typischen Aufgaben übernimmt eine Schulverwaltungssoftware?

In welchem Klassenzimmer hat die Schülerin Patricia W. um 8.00 Uhr Unterricht? Ist Kunstraum K2 am Donnerstag in der siebten und achten Stunde noch frei? Ist die Lehrerin Frau Z. angestellt oder beamtet? Wie viele Fehltage hat der Schüler Marius A.? Diese und viele andere Fragen lassen sich mit einer Schulverwaltungssoftware unkompliziert und schnell klären. Es handelt sich dabei um eine komplexe Softwarelösung. Sie übernimmt vielfältige Aufgaben rund um die Verwaltung und Organisation der Lehrenden und Lernenden. Fünf wichtige Funktionen werden hier knapp beleuchtet.

Erfassung der Daten von Lehrkräften und Lernenden

Schülerinnen und Schüler können mithilfe der Schulverwaltungssoftware unkompliziert unterschiedlichen Klassen beziehungsweise Kursen zugeordnet werden. Das ist hilfreich, da Kinder und Jugendliche unterschiedlichen Religionen angehören und darum entweder an verschiedenen Religionskursen teilnehmen möchten oder sich für das Fach „Werte und Normen“ entscheiden. Aber auch bei sogenannten Wahlpflichtfächern erleichtert die Schulverwaltungssoftware das Bilden von passenden Kursen.

Lehrkräfte können entsprechend ihrer verfügbaren Stunden in Vollzeit oder Teilzeit eingeplant werden.

Erstellung von Stundenplänen

Zu Beginn des neuen Schuljahres gilt es, die Stundenpläne für alle Klassen und Kurse neu zu erstellen. Die Lehrkräfte werden eingeteilt und den verfügbaren Räumlichkeiten zugeordnet. Eine Schulverwaltungssoftware vereinfacht diesen Prozess erheblich.

Erkrankt eine Lehrkraft, muss innerhalb kürzester Zeit eine Vertretung organisiert werden. Das kann Auswirkungen auf den gesamten Schulbetrieb haben. Auch hier hilft die Schulsoftware bei der Planung und Organisation.

Raummanagement

Eine Schulverwaltungssoftware ermöglicht es, Klassen-, Kurs- und Fachräume festzulegen und die Belegung dieser Räume zu koordinieren. Dadurch lassen sich Doppelbelegungen vermeiden. Auch freie Kapazitäten sind digital einfacher aufzuspüren, falls beispielsweise Elternsprechstunden stattfinden. Mit Hilfe der Software ist es möglich, die verfügbaren Räume durch eine geschickte Belegung maximal auszunutzen.

Digitales Klassen- und Notenbuch inklusive Möglichkeiten des Zeugnis- und Formulardrucks

In jeder Klasse schreiben Schülerinnen und Schüler Tests, Klassenarbeiten und/oder Klausuren. Die Erfassung der Noten lässt sich digital organisieren, sodass Halbjahreszeugnisse, Jahreszeugnisse und Abschlusszeugnisse später entsprechend gedruckt werden können.

Durchdachtes Benutzermanagement

Teil der Schulsoftware ist im Idealfall ein durchdachtes Benutzermanagement: Es ermöglicht Lehrenden einen individuellen, personalisierten Zugang. Nach der Anmeldung sehen die Lehrkräfte nur die für sie relevanten Klassen beziehungsweise Kurse mit den jeweiligen Lernenden. Das vereinfacht die Erfassung der Anwesenheit, Zensuren und Zeugnisdaten.

Fazit

Eine Schulmanagementsoftware erleichtert Schulen, Universitäten und anderen Bildungseinrichtungen die Organisation des schulischen Alltags und die Verwaltung. Mit der Größe der jeweiligen Institution erhöhen sich auch die anfallenden Verwaltungstätigkeiten und die Menge der zu verwaltenden Daten. Staatliche Schulen sind dazu verpflichtet, die Schulverwaltungssoftware ihres Bundeslandes zu nutzen. Für Bildungseinrichtungen in privater Hand gibt es durchdachte Softwarelösungen von Drittanbietern.

Quellen

https://de.wikipedia.org/wiki/Unterrichtssoftware

https://www.nibis.de/stammdatenverwaltung-danis_3701

https://svws.nrw.de/download/schild-nrw-download

https://asv.kultus-bw.de/,Lde/4607643

https://mbjs.brandenburg.de/sixcms/detail.php/bb1.c.233885.de